Vrijwilligersbeleid

Dat:     20510

Aan:    PB Heilig Kruis

Van:    Parochiebestuur

 

Betr:   vrijwilligersbeleid versie 210510   

 

Aanleiding

De bezinning op de ontwikkeling van de parochie in de toekomst heeft meerdere aspecten. De belangrijkste is natuurlijk de ontwikkeling van de geloofsgemeenschap in de parochie. Daar direct op volgend zijn bezinning op de inzet van het pastoraal team en daaraan flankerend de inzet van vrijwilligers in de verschillende kernen. De ontwikkeling van een parochie met meerdere locaties, meer kerken en een groot pastoraal team naar een parochie met één kerk en een klein team, heeft ook invloed op de bemensing van allerlei taken en functies. Deze notitie besteedt aandacht aan de inzet en positie van vrijwilligers. Daarnaast is het uit het oogpunt van wet en regelgeving belangrijk dat het parochiebestuur goed zicht heeft op afspraken met vrijwilligers en welke vrijwilligers actief zijn in de parochie.

 

Huidige situatie

De inzet die vrijwilligers plegen ten behoeve van de geloofskern is onontbeerlijk voor het voortbestaan van een levenskrachtige parochie. Tezelfdertijd is actieve betrokkenheid c.q. inzet voor de geloofsgemeenschap een vanzelfsprekende zaak voor degenen die tot de geloofsgemeenschap van de parochie Heilig Kruis willen behoren. Vanuit de ontstaansgeschiedenis van de parochie Heilig Kruis bestonden er in de zeven kernen (Broekland, Haarle, Heeten, Luttenberg, Mariënheem, Nieuw Heeten/Holten, Raalte) verschillende gewoonten omtrent het aannemen van vrijwilligers, de taken die zij verrichten en uitkeren van vrijwilligersvergoedingen. Bovendien was lang niet altijd duidelijk welke afspraken lopen en wat er is vastgelegd enz. Zeker op het niveau van het parochiebestuur was dat niet bekend. Dat leidde tot een vreemde situatie omdat het bestuur wel verantwoordelijk en aansprakelijk is. Die situatie is onwenselijk.

Nu de centralisering van het geloofsleven rond één parochiekerk gestalte gaat krijgen, is het daarom nodig om een nieuwe en heldere omschrijving te maken van het vrijwilligersbeleid van de parochie.

 

Situatie in 2025

Zowel vanuit het pastoraal team als het bestuur wordt betrokkenheid van vrijwilligers bij een geloofskern/deelgeloofsgemeenschap zeer toegejuicht. Vrijwilligerswerk sluit aan bij de traditie die er in de Sallandse geloofsgemeenschappen bestaat. Een grote en actieve betrokkenheid van parochianen zal in de nieuwe geloofsgemeenschap van de 21e eeuw vanzelf blijven leiden tot een actieve inzet van vrijwilligers.

De aard van die inzet kan variëren over een breed scala van activiteiten. Van betrokkenheid bij vieringen tot eenmalige praktische inzet om een gemeenschapsactiviteit mogelijk te maken. Daartussenin bestaat een groot scala van allerlei verschillende vrijwilligerstaken op verschillende werkgebieden.

In de parochie Heilig Kruis willen we die activiteiten goed organiseren en inzichtelijk houden. Vandaar dat we op jaarbasis inventariseren wie welk vrijwilligerswerk verricht op basis van een overeenkomst (bijlage 1). Daarom is er ook een taakomschrijving vrijwilligers (bijlage 2).

Erkenning voor deze verschillende varianten van inzet zal vooral komen vanuit de collega- parochianen, het pastoraal team en bestuur. Ook zal vanuit het bestuur op een jaarlijkse dag de vrijwilligers eren en bescheiden fêteren.

Sommige vrijwilligers zullen nu en ook in de toekomst taken op zich nemen die op geregelde basis inzet van vooral tijd en ook aandacht zullen vragen. Deze vrijwilligers zijn faciliterend voor het voortbestaan van de geloofsgemeenschap in die locatie en hebben door hun veelvuldige inzet ook een ervaring opgebouwd die uitgaat boven die van anderen. Het bestuur wil voor deze beperkte groep mensen de mogelijkheid openhouden om hen ten laste van het budget een vrijwilligersvergoeding toe te kennen. Deze bestaat in principe uit een bedrag ter hoogte van de belastingvrije vrijwilligersvergoeding en is gekoppeld aan een inzet van acht uur of meer per week. Daarbij gaat het parochiebestuur Heilig Kruis er van uit dat een vrijwilligersvergoeding niet méér is dan een symbolische vergoeding.

NB naast de vrijwilligersvergoeding is er natuurlijk wel sprake van een reguliere vergoeding van onkosten ten behoeve van de geloofskern.

Met het oog op de krimpende omvang van de parochie en de navenant dalende stroom inkomsten is het van belang de uitgaven voor vrijwilligers in toom te houden. Het totaal aan kosten dat gemaakt wordt voor vrijwilligers (vergoedingen en onkosten) mag nooit meer bedragen van 5% van de begroting. Indien in enig jaar deze grens wordt overschreden, worden geen nieuwe vergoedingen meer toegekend totdat door natuurlijk verloop het totaalbedrag weer onder de grens van 5% daalt.

 

Organisatie

Alle vrijwilligers binnen de parochie zijn in de situatie zoals die vanaf 2025 bestaat verbonden aan de parochiekerk van de Heilige Kruisverheffing of aan het bestuur. Vrijwilligers werken onder de aansturing van een van de coördinatoren Pastoraat, Financiën & Administratie of Gebouwen, de koster als facilitair manager dan wel rechtstreeks onder de portefeuillehouder in het bestuur. Deze laatste heeft ook op geregelde basis overleg met de coördinatoren van de locaties op zijn beleidsterrein.

 

Vrijwilligersreglement

Vrijwilliger zijn in een parochie is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Daarom willen we in de parochie Heilig Kruis ook uitgaan voor verbinding van de vrijwilliger met een bepaalde taak aan een geloofskern voor minimaal één jaar. Vrijwilligers vallen voor wat betreft hun begeleiding in de organisatie van de parochie in eerste instantie onder een van de drie coördinatoren (pastoraat, vastgoed, financiën &administratie) en daarna onder het bestuurslid dat personele zaken in portefeuille heeft.

De vrijwilliger mag verwachten dat hij met waardering en respect wordt bejegend en de parochie mag van de vrijwilliger verwachten dat hij zich serieus en naar beste vermogen kwijt van zijn vrijwillig aanvaarde taak.  Om een en ander goed te regelen is een beperkt reglement opgesteld. Dat is bijlage 3 bij dit document.

 

Criteria voor toekennen vrijwilligersvergoeding

Onderstaand staan de belangrijkste overwegingen genoemd die een rol kunnen spelen bij de voordracht vanuit een locatie aan het bestuur voor de toekenning van een vrijwilligersvergoeding.

Het bestuur zal de voordrachten op onderstaande criteria marginaal toetsen, mits de locatie binnen het vooraf in de begroting bepaalde budget blijft. Dat budget staat naast het budget voor koordirigenten en organisten.

 

-       Taak is essentieel voor het functioneren van de geloofskern;

-       Taak bevat enige verantwoordelijkheid voor bezittingen (groot of klein) van de geloofskern;

-       Taak omvat (afstemmings-)contacten met derden;

-       Taak omvat een inspanningsomvang van acht uur per week of meer.

 

Procedure toekenning vrijwilligersvergoeding

Het initiatief voor het toekennen van een vrijwilligersvergoeding komt aan degene die aanstuurt toe. Deze persoon kan op aanvraag van een vrijwilliger of op eigen initiatief de procedure starten. De te ondernemen stappen zijn:

 

-       De initiatiefnemer vergewist zich ervan dat:

-       de betrokken vrijwilliger gedurende langere tijd (meer dan een jaar) een belangrijke taak in de geloofskern vervult voor minimaal 10 uur op weekbasis;

-       die taak dagdagelijkse verantwoordelijkheid voor materieel parochiebezit omvat;

-       en/of mede (afstemmings-)contacten met derden buiten de geloofskern/parochie omvat.

 

Als naar de mening van het locatieoverleg/rde coördinatoren daaraan is voldaan, kan een gemotiveerde voordracht aan de secretaris van het bestuur worden toegezonden. Deze voordracht omvat niet alleen de naam van de betrokken vrijwilliger, maar ook een omschrijving van diens taak en inhoudelijke motivatie op de drie bovengenoemde criteria.

Daarop neemt het bestuur een besluit, mede in ogenschouw nemend de redelijkheid van de voordracht in het perspectief van vergelijkbare situaties in de andere geloofskernen van de parochie.

 

Bestuur

Ook het bestuur van de parochie Heilig Kruis bestaat, naast de pastoor als voorzitter en een van de leden van het pastoraal team als adviserend lid, uit vrijwilligers. Deze nemen een wat bijzondere positie in ten opzichte van andere vrijwilligers omdat zij drager zijn van de bestuurlijke beleidsverantwoordelijkheid. Deze beleidsverantwoordelijkheid wordt benadrukt door de brief van aanstelling vanuit het bisdom en wordt waargemaakt doordat in de maandelijkse bestuursvergaderingen over de (lange termijn) ontwikkeling in de parochie op allerlei vlak wordt gesproken en besloten. Daarbij geldt dat zaken die het pastorale werk inhoudelijk raken, worden besproken en besloten in het pastoraal team. Ten aanzien van Personeel, Bedrijfsvoering en Financiën heeft het parochiebestuur het voortouw.

Bestuursleden hebben naast de bestuurlijke taak ook een taak op het vlak van de praktische uitvoering op hun beleidsterrein. Deze blijkt in de praktijk voor de verschillende taken zeer verschillend uit te pakken.

 

Voor de belasting van bestuursleden en het in aanmerking komen voor een vrijwilligersvergoeding gelden dezelfde criteria als voor andere vrijwilligers. 

Indien het voorkomt dat een bestuursvrijwilliger vanwege zijn werkzaamheden voor de parochie met regelmaat vrij moet nemen van zijn werk ten koste van zijn vakantiedagen, is er een mogelijkheid om onkosten te declareren. Als vaste basis geldt daarvoor een netto-uitkering van

€ 25 per uur om zo te compenseren voor de ingeleverde vakantiedagen. Hiervoor geldt een maximum van € 300 per maand.

 

Vastgesteld in Bestuursvergadering d.d. 28-05-2021

 

Hieronder de links naar de bijbehorende bijlages. 

 

Bijlage 1         Vrijwilligersovereenkomst

 

Bijlage 2         Taakomschrijving vrijwilliger (a 4 formulier)

(jaartaakformulier met NAW- en VOG-gegevens

 

Bijlage 3         Vrijwilligersreglement